Uma multa exige acompanhamento. Um conjunto de multas exige também organização e tempo para colocar a informação no sistema. Quando cada ocorrência tem de ser introduzida individualmente, a gestão de frotas acumula uma tarefa repetitiva antes de conseguir consultar os registos e analisar a informação disponível.
O desafio não está apenas no número de multas. Está na forma como os dados passam do ficheiro em que foram reunidos para a ferramenta utilizada pela equipa. Repetir essa passagem registo a registo acrescenta trabalho administrativo a uma operação que já tem outras prioridades.
Introduzir uma multa isolada pode ser uma tarefa pontual. Quando há várias para registar, o mesmo procedimento repete-se sucessivamente. A equipa precisa de concluir essa introdução antes de ter o conjunto de informação disponível no sistema.
É nesta etapa que uma melhoria no processo pode fazer diferença. Se os dados podem ser preparados em conjunto, a sua entrada na plataforma também deve permitir um tratamento em lote, evitando repetir a mesma tarefa para cada ocorrência.
Um ficheiro pode reunir a informação necessária, mas a sua utilidade depende do que acontece depois. Para quem acompanha a frota num sistema de gestão, é relevante conseguir consultar as multas nesse ambiente e incluí-las na leitura dos relatórios.
Por isso, simplificar a importação tem duas funções: reduzir a repetição na introdução dos dados e disponibilizar os registos no local em que serão acompanhados.
O Quatenus, sistema de gestão de frotas, passou a permitir a importação de multas em lote através de um ficheiro CSV. A funcionalidade foi desenvolvida em resposta à necessidade de um cliente que procurava evitar a introdução das multas uma a uma.
CSV é um formato de ficheiro utilizado para organizar dados em linhas e colunas. Nesta funcionalidade, permite reunir vários registos de multas para importação conjunta no Quatenus.
Importe várias multas em simultâneo através de um ficheiro CSV e simplifique a gestão desta informação no Quatenus.
A equipa pode preparar um ficheiro CSV com as multas e importá-las em conjunto para o sistema. A mudança incide sobre uma tarefa concreta: em vez de introduzir cada registo separadamente, passa a dispor de uma opção de importação em lote.
Esta capacidade é particularmente relevante quando existe um conjunto de multas por registar, porque evita que a entrada da informação dependa da repetição do mesmo procedimento para cada uma.
A utilidade da funcionalidade prolonga-se para além da entrada dos dados. Depois de importadas, as multas podem ser visualizadas no módulo de multas e nos relatórios do Quatenus.
Os registos importados ficam disponíveis no módulo dedicado às multas. A equipa pode, assim, consultar essa informação no sistema, sem ter de recorrer exclusivamente ao ficheiro utilizado na importação.
As multas importadas também podem ser visualizadas nos relatórios. Isto permite incluir os registos na consulta da informação disponibilizada pelo Quatenus, dando continuidade ao trabalho que começou com a preparação do ficheiro.
Para uma equipa que trata várias multas, importa avaliar o percurso completo da informação: como é reunida, como entra no sistema e onde pode ser consultada depois. Simplificar apenas uma destas etapas pode deixar trabalho pendente nas restantes.
A importação por CSV responde à entrada dos registos; a consulta no módulo e nos relatórios assegura a sua disponibilidade posterior. O benefício está nesta ligação entre preparar os dados em conjunto e conseguir acompanhá-los na plataforma.
Quando o volume de multas exige outra resposta, reduzir a introdução individual é uma melhoria prática. A equipa dedica menos trabalho à repetição do registo e passa a ter a informação disponível no Quatenus para consulta e acompanhamento.
Reduza o trabalho de introdução de multas e reúna os registos num sistema onde pode consultá-los no módulo e nos relatórios.
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A importação em lote permite introduzir vários registos em conjunto, evitando a sua introdução individual. No Quatenus, esta importação é realizada através de um ficheiro CSV.
CSV é um formato de ficheiro que organiza dados em linhas e colunas. Na importação de multas do Quatenus, permite reunir vários registos para os importar em conjunto para o sistema.
O Quatenus disponibiliza uma opção de importação por CSV que evita a introdução das multas uma a uma. A equipa pode preparar vários registos num ficheiro e importá-los em lote.
Depois de importadas para o Quatenus, as multas podem ser consultadas no módulo de multas e visualizadas nos relatórios.
A principal vantagem é reduzir o trabalho repetitivo de introduzir cada multa individualmente. Os registos importados ficam disponíveis no sistema para consulta no módulo de multas e nos relatórios.
